Зонирование офиса: как разделить полномочия
Сегодня офис уже перестал быть зданием, которое просто разделено на этажи и кабинеты. У него должна быть тщательно продуманная инфраструктура, чтобы обеспечивалась максимальная функциональность, продуманность и стиль. Здесь все, включая выбор мебели и обустройство рабочих зон, направлено на решение задач компании. И по мере усложнения структуры подход к организации пространства должен быть все обдуманнее.
Безусловно, арендный офис нельзя перепланировать, и приходится довольствоваться тем, что есть. Но даже в этом случае можно разумно распорядиться помещением и грамотно его оборудовать. Самое важное при этом – прислушиваться к советам профессионалов, а не руководствоваться только своей фантазией: специалисты в области дизайна и архитектуры смогут воплотить в жизнь все ваши идеи, не навредив при этом офису.
Оптимальная площадь, которую следует выделить для одного офисного работника, не должна быть меньше 10 кв.м., включая место, которое занимает стол, проходы и системы для хранения документов. Таким образом, если в бэкофисе 10 человек, площадь помещения для него должна составлять как минимум 100 кв.м.
Действующими сегодня стандартами предусмотрено разделение офиса на две основные части – бэк- и фронтофис. Последний выполняет представительские функции – во фронтофисе происходит общение с клиентами и бизнес-партнерами, организовываются презентации и семинары. Эта офисная зона ожидания в большинстве случаев находится в холле или фойе. Здесь располагается мягкая мебель и стойка ресепшн, стойки для презентации продукции и журнальные столики.
Комнаты для переговоров оборудуются или по минимуму: стандартные стол и стулья без каких-либо отвлекающих элементов, или по последней мебельной моде с использованием технических новинок: самые разнообразные по размерам и формам столы, разные по комфортности и жесткости стулья и кресла, сложная видео- и аудио-, проекционная и презентационная техника.
В приемной не обойтись без классической мягкой мебели или выполненной в стиле кабинета начальника. Здесь же традиционно оборудуется рабочее место для секретаря. Для обеспечения конфиденциальности документов и сознания продуманной системы хранения стоит использовать специальные архивные системы и столы, оснащенные надстройками в виде небольших стоек ресепшн.
Важнейшее место во фронтофисе – кабинеты руководителей. Они могут укомплектовываться мебелью различных конфигураций, комплектации, дизайна и стиля, как бизнес-класса, так и президентских наборов.
Более крупная и важная часть офисного помещения – бэкофис, в котором размещаются отделы и службы компании. Чтобы обустроить здесь рабочие места, нужна мебель для персонала (оперативная).
Среднее соотношение между площадями бэк- и фронтофисов составляет 40 и 60 процентов. Конкретное разделение зависит от отрасли, в которой работает компания. При активных контактах с клиентами подходит именно указанное соотношение, а, например, в бюро переводов больше площади приходится на бэкофис.
Нередко при таком разделении пространства экономное руководство совершает ошибку: в зоне для общения с клиентами устанавливается дорогая качественная мебель, а в скрытых от посторонних глаз кабинетах – подешевле. Такие решения нерациональны: хорошая мебель должна быть везде, тем более ее сегодня можно приобрести по доступной цене.
Разница в назначении бэк- и фронтофиса обуславливает различия в их проектировании и дальнейшем обустройстве. Во фронтофисе происходят активные передвижения персонала и клиентов, а в бэкофисе в основном работают с документами.
Делить офисное помещение на зоны – это не просто модная тенденция. Такое решение, прежде всего, разумно: оно позволяет оптимизировать работу во всех направлениях (прием посетителей, контакты с партнерами, взаимодействие между отделами, индивидуальную работу и кофе-брейки).